経営者必見！問題社員放置の代償

問題社員を放置することのリスクとは

問題社員の存在は、多くの企業が直面する課題の一つです。しかし、その対応を先送りにしたり、放置したりすることは、想像以上に大きなリスクを企業にもたらす可能性があります。本コラムでは、問題社員を放置することで生じる具体的なリスクと、その対策について詳しく解説していきます。

 

一般的に、問題社員とは、業務遂行能力の著しい低さ、頻繁な遅刻や欠勤、ハラスメント行為、職場の雰囲気を乱す言動など、様々な要因で職場に悪影響を及ぼす従業員を指すものと思われます。もっと酷くなると、会社のお金を横領したりする、といった事案が発生することもあります。このような問題社員に対し、適切な対応を取らないことは、企業にとって大きな代償を払うことになりかねません。

それでは、問題社員を放置することで生じる具体的なリスクについて、詳しく見ていきましょう。

経営者自身のストレス

何よりも、問題社員がいることで、経営者自身が苦悩する場面を沢山見てきました。中には、経営者に対して、粗暴な言動を繰り返す問題社員まで存在します。経営者自身が、問題社員と同じ空間にいることでストレスを感じ、仕事や経営に集中できない、というのでは、会社や経営者の可能性を存分に発揮できていないということになります。

他の従業員への悪影響

問題社員の存在は、経営者のみならず、他の従業員のモチベーションや生産性の低下です。例えば、頻繁に遅刻や欠勤を繰り返す社員がいるにもかかわらず、会社が適切な対応を取らない場合、真面目に勤務している社員の不満が高まります。「なぜ自分たちだけがきちんと仕事をしなければならないのか」という思いが広がり、職場全体の士気が低下する恐れがあります。

また、パワーハラスメントやセクシュアルハラスメントなどの問題行動を見過ごすことは、被害を受ける従業員の心身の健康を害するだけでなく、職場の安全性や快適性を著しく損なう結果となります。このような環境下では、優秀な人材の離職率が高まり、企業の競争力低下につながる可能性があります。

さらに、問題社員の存在が長期化すると、その行動が他の従業員にも伝染し、職場の規律が崩れていく危険性もあります。「あの人が許されているなら、自分もしていいだろう」という考えが広がれば、職場全体の生産性が著しく低下することは避けられません。

したがって、経営者は問題社員の存在が他の従業員に与える影響を十分に認識し、迅速かつ適切な対応を取ることが重要です。放置することで生じる悪影響は、時間の経過とともに拡大し、取り返しのつかない事態を招く可能性があることを忘れてはいけません。

取引先との関係悪化

問題社員の影響は、社内にとどまらず、取引先との関係にも深刻な影響を及ぼす可能性があります。特に、顧客対応や営業活動に従事する社員の場合、その問題行動が直接的に企業の評判や信頼性を損なう結果となりかねません。例えば、納期を守らない、約束を反故にする、あるいは不適切な言動を取るなどの問題行動が続けば、取引先の信頼を失うことは避けられません。一度失った信頼を取り戻すのは非常に困難であり、最悪の場合、取引関係の解消につながる可能性もあります。

また、問題社員の不適切な行動によって、企業の機密情報が漏洩するリスクも考えられます。情報管理の意識が低い社員が、うっかり重要な情報を外部に漏らしてしまうことで、取引先との契約違反や法的トラブルに発展する可能性があります。さらに、SNSの普及により、一従業員の不適切な発言や行動が瞬時に拡散し、企業の評判を傷つけるリスクも高まっています。このような事態が発生した場合、取引先との関係悪化にとどまらず、企業ブランド全体に深刻なダメージを与える可能性があります。

したがって、経営者は問題社員の行動が取引先との関係に与える影響を常に意識し、早期に適切な対応を取ることが重要です。取引先との良好な関係は企業の持続的な成長に不可欠であり、それを脅かすリスクを放置することは経営判断として適切ではありません。

問題社員からの訴訟リスクと企業イメージへの影響

問題社員を放置することで生じる最も深刻なリスクの一つが、法的トラブルに発展するケースです。特に、問題社員への対応が不適切だった場合、逆に企業が訴訟を起こされるリスクがあることを認識しておく必要があります。例えば、問題社員に対して適切な指導や改善の機会を与えずに解雇を行った場合、不当解雇として訴えられる可能性があります。また、ハラスメント行為を行う社員に対して適切な措置を講じなかった場合、企業の管理責任を問われる恐れもあります。

このような訴訟に発展した場合、企業にとっては金銭的な損失だけでなく、訴訟に対応するための時間と労力の消費、そして何より企業イメージの著しい低下という多大なコストを負うことになります。特に近年では、企業の社会的責任（CSR[Corporate Social Responsibility]）や企業統治（コーポレートガバナンス）に対する社会の目が厳しくなっています。問題社員の不適切な行動や、それに対する企業の不十分な対応が明るみに出ることで、企業の評判が一気に落ちる可能性があります。さらに、SNSや口コミサイトの普及により、企業の内部情報や従業員の不満が外部に漏れやすくなっています。問題社員の存在や企業の不適切な対応が公になれば、求職者からの評価が下がり、優秀な人材の採用が困難になる可能性もあります。

したがって、経営者は問題社員への対応を単なる社内問題として捉えるのではなく、企業の社会的評価や法的リスクにも直結する重要な経営課題として認識する必要があります。適切な対応を怠ることで生じるリスクは、問題に真摯に向き合うコストをはるかに上回るものであることを肝に銘じておくべきでしょう。

問題社員に対する適切な対応

逃げない・ぶれない・諦めない

特に、経営者と折り合いの悪い問題社員について、上司や経営者の方が、「話したくない」「顔を見たくない」「関わりたくない」といったことを言われることがあります。しかしながら、「話したくない」社員こそ話しあう必要があり、「顔を見たくない」社員こそ顔を見て話す必要があるのです。問題社員対応とは謳っていますが、即刻辞めさせる方向に傾くのではなく、従業員として雇っている以上、まずは、「会社として雇用している以上、なんとか機会は与えてあげたい。」「話は聞いてあげたい」「できれば異動先をみつけてあげたい」と考える必要があるのです。

たとえば、オープンなコミュニケーション文化の醸成が挙げられます。従業員が気軽に上司や人事部門に相談できる環境を整えることで、問題が表面化する前に対処できる可能性が高まります。定期的な1on1ミーティングの実施や、匿名の相談窓口の設置なども有効な手段です。

さらに、明確な行動規範やガイドラインの策定と周知も予防策として重要です。何が許容される行動で、何が問題行動なのかを明確にすることで、従業員の自覚を促し、問題行動の発生を未然に防ぐことができます。ここで役に立つのが、就業規則です。就業規則については、別の記事で詳しくお話したいと思います。

また、「従業員として雇っている以上」ということを申し上げましたが、採用段階での適切なスクリーニング（採用基準に合致しているかどうかのふるい分け）も重要な予防策の一つです。職務経歴書や面接だけでなく、適性検査や前職への確認など、多面的な評価を行うことで、問題を起こしやすい人材の採用を避けることができます。

これらの早期発見と予防策を適切に実施することで、問題社員の発生リスクを大幅に低減することができます。しかし、完全に問題を防ぐことは困難であり、問題が発生した際の対応策も同時に準備しておく必要があります。

段階的な指導と改善プロセス

問題社員が発見された場合、まず重要なのは冷静な状況分析です。なぜその社員が問題行動を起こしているのか、その根本原因を探ることから始めましょう。単なる能力不足なのか、健康上の問題があるのか、あるいは職場環境に問題があるのか、様々な可能性を考慮する必要があります。

状況分析ができたら、次は段階的な指導と改善プロセスを実施します。

口頭での注意・指導

まずは、問題点を具体的に指摘し、改善を求めます。この際、一方的な叱責ではなく、社員の言い分も十分に聞くようにしましょう。

書面での警告

口頭での指導で改善が見られない場合、書面での警告を行います。問題点、求める改善点、改善期限などを明確に記載し、社員の署名をもらうことで、事態の重大性を認識させます。

改善計画の作成と実行

社員と共に具体的な改善計画を作成し、定期的にフォローアップを行います。目標を細分化し、小さな成功体験を積み重ねることで、モチベーションの向上を図ります。

配置転換の検討

現在の職務が社員の適性に合っていない可能性もあります。他の部署や職務での活躍の可能性を探ることも一案です。

降格等の検討

改善が見られない場合、降格や減給などの処分を検討します。ただし、これらの措置は労働条件の不利益変更に当たる可能性があるため、慎重な対応が必要です。

退職勧奨・解雇・懲戒処分の検討

上記の措置を講じても改善が見られない場合、最終的に退職勧奨や解雇を検討することになります。ただし、これらの対応は法的リスクが高いため、専門家のアドバイスを受けながら慎重に進める必要があります。退職勧奨・解雇を行うことのメリットとデメリットは、コラム：「問題社員への法的対応！弁護士が教える指導方法の極意」で紹介していますのでぜひご覧ください。

このプロセスを進める上で重要なのは、各段階での対応を丁寧に記録し、証拠として残しておくことです。改善の機会を十分に与えたこと、また、公平かつ適切な対応を行ったことを示す証拠は、万が一の訴訟リスクに備える上で非常に重要です。また、このプロセス全体を通じて、問題社員のプライバシーに配慮することも忘れてはいけません。問題に関係のない他の従業員に情報が漏れないよう、慎重に対応する必要があります。

段階的な指導と改善プロセスは、問題社員に改善の機会を与えるだけでなく、企業側が適切な対応を行っていることを示す重要な証拠にもなります。しかし、このプロセスを適切に実施するには、労働法や人事管理の専門知識が必要となる場合も多々あります。そのため、次に説明する法的サポートの重要性を理解し、適切に活用することが重要です。

業務日報の活用

日報は多くの企業で設けられているオーソドックスな作業ですが、これが、問題社員対応に役立つ場面が多くあります。

問題社員に、業務日報を作成するように指示を出し、業務日報には、５W１H、特に固有名詞や数字を意識して作成させていきます。そうすると、業務日報にほとんど何も書かない、事実を隠す、嘘の数値を記載するなどの問題が出てくるので、それに対し、細かく指導していきます。退職勧奨まで至った場合、こういった業務日報が大きく役立つ場面があります。

また、日報を書くことで、自分を客観視するほか、上司との対話が継続することで（上司は、感情的なコメントを書かないように注意）、問題社員がユニオンや弁護士に相談に行きにくい、行ったとしても、日報を見せれば、弁護士等が「会社のいう事を聞いた方がよい」とアドバイスする場面が増えるなどの効用があります。

仕事を与える

問題社員に対し、仕事を与えなかったり、取り上げた場合、別途パワハラの問題に発展する可能性があります。もちろん、問題社員に仕事をさせることで、会社に損害が発生することが明らか、といった場合は別として、そうでない場合は、むしろ、仕事をどんどん任せる、というのも一つの手です。「問題社員は退職させようとしても退職しない場合もあるが、仕事をさせようとするとかなりの確率で退職する」というのが私の感想です。

与える仕事の内容や、遂行の方法については検討が必要ですが、問題社員を辞めさせようとして、仕事を与えない、というのは逆効果となり、会社に思わぬ不利益が発生しかねないので、やめた方がいいです。

法的なサポートの重要性

問題社員への対応は、単なる人事管理の問題にとどまらず、法的なリスクを伴う可能性が高い案件です。そのため、早い段階から法的なサポートを受けることが非常に重要です。

特に、以下のような場面では、法律の専門家（弁護士や社会保険労務士）のアドバイスを受けることをおすすめします。

就業規則の作成・改定時

問題社員への対応の基準となる就業規則は、労働基準法などの関連法規に準拠している必要があります。法的に有効な就業規則を整備することで、問題社員への対応がスムーズになります。

懲戒処分を検討する際

降格、減給、懲戒解雇などの処分を行う場合、その妥当性や手続きの適正性が問われます。事前に法的なチェックを受けることで、処分の有効性を高めることができます。

退職勧奨や解雇を検討する際

特に慎重を要するのが退職勧奨や解雇の局面です。不当解雇と判断されるリスクを最小限に抑えるため、専門家のアドバイスを受けながら進めることが重要です。事前に法的なチェックを受けることで、適切な退職勧奨の方法や、解雇が正当化される具体的な条件を明確にし、適法な手続きを踏むことができます。

ハラスメント対応の際

パワハラやセクハラなどのハラスメント案件は、被害者保護と加害者への対応の両面で適切な法的対応が求められます。法的サポートにより、ハラスメントの定義や調査方法、懲戒処分の適切な範囲などについて専門的なアドバイスを得られ、公平かつ適切な対応が可能になります。

メンタルヘルス問題への対応時

うつ病などのメンタルヘルス問題を抱える従業員への対応は、労働安全衛生法や労働者災害補償保険法なども考慮に入れる必要があります。法的サポートを受けることで、従業員の健康配慮義務を適切に果たしつつ、業務上とのバランスを取った対応が可能になります。

労働組合との交渉時

問題社員が労働組合に所属している場合、対応によっては不当労働行為と見なされるリスクがあります。法的サポートを受けることで、労働組合法に基づいた適切な交渉プロセスを設計し、不当労働行為の疑いを避けつつ、企業側の利益も守ることができます。

これらの状況において法的サポートを受けることで、企業は法令遵守を確実にし、適切なリスク管理を行いながら、従業員との良好な関係を維持することができます。また、将来的な労働紛争や訴訟のリスクを大幅に軽減することができ、長期的には企業の安定した運営に寄与します。他にも法的サポートを受けることで、企業は以下のようなメリットを得ることができます。

法的リスクの最小化

適切な対応により、訴訟リスクを大幅に低減できます。

公平性の担保

第三者の専門家の意見を取り入れることで、対応の公平性を高められます。

従業員の信頼獲得

適切な法的対応を行うことで、他の従業員からの信頼も得られます。

長期的なコスト削減

初期段階での適切な対応により、将来的な訴訟や賠償金などのコストを抑えられます。

ただし、法的サポートを受ける際は、単に法律の専門家というだけでなく、労働問題や人事管理に精通した弁護士を選ぶことが重要です。企業の状況や業界の特性を理解した上で、実践的なアドバイスを提供できる専門家との連携が望ましいでしょう。

当事務所は、まさにこのような要件を満たす法的サポートを提供しております。労働問題を主要な取扱分野とし、企業の人事労務管理に関する豊富な経験と専門知識を蓄積してきました。単なる法的助言にとどまらず、クライアントの業界特性や企業文化を深く理解した上で、実務に即した具体的かつ効果的な解決策を提案しています。

問題社員対応を弁護士に相談するメリット

法的リスクの最小化

問題社員への対応は、常に法的リスクと隣り合わせです。不適切な対応は、思わぬ訴訟や労働紛争に発展する可能性があります。弁護士に相談することで、これらのリスクを最小限に抑えることができます。具体的には、以下のようなメリットがあります。

法令遵守の確認

労働基準法、労働契約法、男女雇用機会均等法など、労働関連法規は複雑で頻繁に改正されます。弁護士は最新の法律知識を持っており、企業の対応が法令に適合しているかを確認できます。

判例の分析

過去の裁判例を踏まえたアドバイスを受けられます。似たようなケースでどのような判決が出ているか、どのような対応が適切とされているかなど、実践的な指針を得ることができます。

文書作成のサポート

警告書、始末書、解雇通知書など、重要な文書の作成をサポートしてもらえます。適切な文言選びや必要な情報の記載など、法的に有効な文書作成が可能になります。

手続きの適正性確保

懲戒処分や解雇などの重要な決定を行う際の手続きが、法的に適正であるかをチェックしてもらえます。手続き上の瑕疵により、処分が無効とされるリスクを低減できます。

このように、弁護士のサポートを受けることで、企業は法的に適切な対応を取ることができ、訴訟リスクや賠償リスクを大幅に軽減することが可能になります。

適切な対応策の立案と実行支援

問題社員への対応は、単に法律を知っているだけでは不十分です。企業の状況や業界の特性、問題社員の具体的な行動など、様々な要素を考慮した上で、最適な対応策を立案する必要があります。弁護士に相談することで、以下のような対応を受けることできます。

客観的な状況分析

企業内部の人間だけでは気づきにくい問題点や、法的リスクを客観的に指摘することが可能です。

戦略的なアプローチの提案

単に問題社員を排除するだけでなく、改善の可能性を探るなど、企業にとって最適な解決策を提案します。

段階的な対応計画の立案

問題社員への警告から、懲戒処分、最終的な退職勧奨や解雇まで、段階的な対応計画を立てる際のアドバイスをします。

交渉戦略の立案

問題社員との話し合いや、労働組合との交渉が必要な場合、効果的な交渉戦略のアドバイスをします。

実行時のサポート

計画の実行段階でも、適宜アドバイスをします。予期せぬ事態が発生した際の対応策なども、迅速に相談することができます。

特に、当事務所の弁護士は、これまで多くの退職勧奨の準備、立会いを行ってきましたが、退職勧奨の成功率（従業員が退職勧奨を受け入れた）は、９割を超えています。

このように、弁護士のサポートを受けることで、企業は問題社員への対応を戦略的かつ効果的に進めることができます。また、法的リスクを最小限に抑えつつ、企業にとって最適な解決を図ることが可能になります。

訴訟リスクへの事前対策

問題社員対応において最も避けたいのが、訴訟に発展するケースです。訴訟となれば、金銭的コストだけでなく、時間的コスト、そして企業イメージへの悪影響など、多大なダメージを被る可能性があります。弁護士に相談することで、このような訴訟リスクに対する事前対策を講じることができます。

証拠の適切な収集

問題社員の言動や、企業側の対応の記録を適切に残し、管理する方法をアドバイスしてもらえます。これらの記録は、万が一訴訟になった際に重要な証拠となります。

リスクの事前評価

特定の対応を取った場合に予想される訴訟リスクを事前に評価してもらえます。これにより、リスクの高い対応を避け、より安全な選択肢を選ぶことができます。

和解交渉のサポート

問題が深刻化し、訴訟の可能性が高まった場合でも、適切な和解案を提示するなど、訴訟を回避するための交渉をサポートします。

訴訟対応の準備

最悪の場合に備えて、訴訟に対応するための準備を整えることができます。必要な証拠の確保や、訴訟戦略の立案など、事前の備えが可能になります。

労働審判への対応準備

近年増加している労働審判に対する準備も可能です。労働審判は通常の訴訟よりも迅速に進行するため、事前の準備が特に重要です。

このように、弁護士の支援を受けることで、訴訟リスクを大幅に低減し、万が一訴訟になった場合でも適切に対応できる態勢を整えることができます。

企業イメージ保全とトラブル予防

問題社員への対応は、単に当該社員との関係だけでなく、他の従業員や取引先、さらには社会全体からの企業評価にも影響を与える可能性があります。弁護士に相談することで、法的リスクを回避しつつ、企業イメージを保全し、将来的なトラブルを予防することができます。

コンプライアンス体制の強化

問題社員への対応を通じて、企業全体のコンプライアンス体制を見直し、強化するアドバイスをします。これにより、類似の問題の再発を防ぎ、企業の信頼性を高めることができます。

従業員教育プログラムの提案

問題行動を未然に防ぐための従業員教育プログラムの立案をサポートします。ハラスメント防止研修やコンプライアンス研修など、効果的な教育施策を導入できます。研修の講師を担当することも可能です。

情報管理のアドバイス

問題社員に関する情報の取り扱いについて、適切なアドバイスを受けられます。プライバシーへの配慮と、必要な情報共有のバランスを取ることで、社内の信頼関係を維持できます。

メディア対応の準備

深刻な問題が公になった場合のメディア対応について、事前に準備することができます。適切な情報開示と説明責任の果たし方など、企業イメージを守るための戦略を立てられます。

労使関係の改善

問題社員への対応を通じて、労働組合や従業員代表との関係改善のアドバイスも得られます。良好な労使関係は、将来的なトラブル予防に大きく寄与します。

このように、弁護士のサポートを受けることで、問題社員への対応を単なる個別案件の処理にとどめず、企業全体のリスク管理体制の強化や、企業文化の改善につなげることができます。これは、長期的な企業価値の向上にも大きく貢献します。

問題社員への対応は決して容易ではありませんが、適切な専門家のサポートを受けることで、リスクを最小限に抑えつつ、最適な解決を図ることが可能になります。経営者の皆様には、問題が深刻化する前の早い段階から、弁護士への相談を検討されることをおすすめします。

まとめ

問題社員の放置は、企業にとって深刻な影響をもたらす可能性があります。他の従業員のモチベーション低下、業務効率の悪化、さらには企業イメージの低下など、その影響は多岐にわたります。したがって、経営者は問題社員に対して適切かつ迅速な対応を取ることが極めて重要です。

まず、問題行動の具体的な記録を取り、複数人での指導を行うことから始めましょう。その上で、段階的なアプローチを取り、必要に応じて降格や配置転換、さらには退職勧奨や解雇といった厳しい措置を検討することも必要です。

しかし、これらの対応には法的リスクが伴う場合があります。そのため、専門家である弁護士に相談することで、適切な対応策を見出し、法的リスクを最小限に抑えることができます。弁護士は、労働関連法規の解説、文書作成支援、戦略的アプローチの立案など、包括的なサポートを提供することができます。

労働法制の複雑な解釈から、従業員との円滑なコミュニケーション方法まで、企業が直面する多様な労働問題に対して、包括的かつ戦略的なアプローチを取ることが当事務所の強みです。最新の法改正や判例動向を常に把握し、それらを企業の実際の運営に適用する能力に長けています。このように、当事務所は労働問題に特化した専門性と、クライアントのニーズに合わせたカスタマイズされたサービスを提供することで、企業の健全な労使関係構築と持続的な成長をサポートしています。

適切な指導がうまくいかない場合等、問題社員への対応方法でお困りの方は、初回相談料は無料になっておりますのでお気軽に当事務所までご相談ください。